Wat kunt u met Microsoft 365?

Wordt er binnen uw organisatie vaak buiten kantoor gewerkt? Werken in de cloud heeft als voordeel dat u altijd en veilig vanaf elk apparaat toegang heeft tot uw documenten. Microsoft 365 is een samenwerkingsplatform voor in de cloud, waarmee u bestanden kunt delen en gelijktijdig kunt samenwerken met collega’s. Het platform dient als online werkplek en is geschikt voor zowel kleine als grote organisaties. Hieronder bespreken wij de functionaliteiten van een aantal nuttige Microsoft 365 applicaties, welke de basis vormen van uw online werkplek. 

Exchange is een protocol dat uw e-mails, contacten en agenda-afspraken via een netwerk beheert, synchroniseert en opslaat op al uw apparaten. De functies van Exchange worden gebruikt via Outlook, een e-mailprogramma. 

Velen zijn al bekend met de basis apps Word, Excel en PowerPoint. Wellicht bent u nog niet bekend met OneNote, het digitale notitieblok van Microsoft 365. U kunt zowel privé als gedeelde notitieblokken aanmaken en hier aantekeningen in maken en ideeën in visualiseren. Bovendien kunt u in OneNote uw notities overzichtelijk structureren door middel van pagina’s en secties.

Microsoft 365 maakt het mogelijk om in de cloud te werken. Zo kunt u uw Word, Excel, PowerPoint en OneNote documenten vanaf elk apparaat openen en bewerken. OneDrive is uw persoonlijke opslaglocatie. Indien gewenst heeft u ook de mogelijkheid om specifieke documenten te delen met uw collega’s. SharePoint dient als opslag voor gedeelde documenten. U kunt hier teamsites aanmaken en gelijktijdig samenwerken in documenten met uw team. In Teams is alles samengebracht in een gedeelde werkruimte. U kunt uw Teams bestanden en mappen openen in SharePoint en uw OneDrive documenten openen vanuit Teams. Zo kunt u gelijktijdig samenwerken in bestanden. Daarnaast kunt u videobellen en chatten met uw team(s). Tijdens een Teams vergadering kunt u ook samen met uw collega’s brainstormen in een Whiteboard.

Ook biedt Microsoft 365 verschillende tools voor project- en taakbeheer. Met Planner kunt u projecten beheren en plannen samen met uw team. In To do kunt u al uw persoonlijke taken bijhouden. Binnen Teams kunt u ook gebruik maken van Tasks, een taakbeheer tool die Planner en To Do integreert. Zo kunt u zowel taken beheren voor uzelf als voor uw team en heeft u een beter overzicht. U kunt uw taken ook bijhouden in Tasks wanneer u geen gebruik maakt van Planner of To Do.

Het Microsoft Power Platform van Microsoft 365 bestaat uit vier verschillende tools, waar u digitale oplossingen mee kunt creëren. Vaak worden ze samen gebruikt, omdat ze elkaar versterken. Power BI is een data visualisatie tool, waarmee u databronnen uit verschillende applicaties kunt koppelen en rapportages en interactieve dashboards kunt maken. Power Automate maakt het mogelijk om workflows te creëren tussen applicaties, bestanden en gegevens om bedrijfsprocessen en repetitieve taken te automatiseren. Met Power Apps kunt u eigen low-code bedrijfsapplicaties bouwen om bedrijfsprocessen te automatiseren en optimaliseren. Low code is een vorm van softwareontwikkeling, waarbij u applicaties kunt ontwerpen met van tevoren gecodeerde bouwblokken en drag-and-drop-mechanismes. Zo kunt u apps bouwen, zonder kennis van programmeren. Ook kunt u met Power Virtual Agents eenvoudig zonder code chatbots ontwikkelen.

Daarnaast biedt Microsoft 365 nog een aantal apps die het benoemen waard zijn. Bookings maakt het mogelijk om meetings in te plannen met uw contactpersonen, doordat zij een link ontvangen van uw agenda en zo zelf een vrij tijdslot in uw agenda kunnen inplannen. Bookings vermijdt dubbele boekingen, doordat de app rekening houdt met uw andere agenda-afspraken. Met Forms kunt u eenvoudig een quiz maken of een polls organiseren. De antwoorden worden overzichtelijk gerapporteerd. Visio is een visualisatie tool waarmee u flowcharts, schema’s en organigrammen kunt creëren. Binnen Teams kunt u met Lists werken, welke bestaan uit kolommen en rijen (soortgelijk aan Excel).

Ook biedt Microsoft 365 verschillende tools voor project- en taakbeheer. Met Planner kunt u projecten beheren en plannen samen met uw team. In To do kunt u al uw persoonlijke taken bijhouden. Binnen Teams kunt u ook gebruik maken van Tasks, een taakbeheer tool die Planner en To Do integreert. Zo kunt u zowel taken beheren voor uzelf als voor uw team en heeft u een beter overzicht. U kunt uw taken ook bijhouden in Tasks wanneer u geen gebruik maakt van Planner of To Do.