De voordelen van mailsoftware specifiek voor scheepvaart

E-mailcommunicatie in de maritieme sector is van cruciaal belang. Dagelijks worden honderden, zo niet duizenden e-mails verstuurd tussen bijvoorbeeld schepen en de diverse kantoren, maar ook havenautoriteiten, immigratiediensten en leveranciers. Dit bijhouden kan een tijdrovende en vooral vervelende klus zijn. Om dit proces soepeler te laten verlopen is het verstandig om een investering in specifieke mailsoftware voor scheepvaart te overwegen. Enkele argumenten hiervoor bespreken we in dit nieuwsbericht.

Veelgebruikte mailprogramma's zoals Gmail en Outlook zijn een goede en kosteneffectieve vorm van mailsoftware voor rederijen die met relatief weinig e-mails te maken hebben. Maar naarmate de rederij groeit, wordt het bijhouden van e-mails steeds uitdagender. E-mails zoals "FWD: Re: Re: Belangrijke locatie-update!" zullen binnen no-time de hele inbox vullen. Het bijhouden van alle e-mails wordt in dat geval een zeer inefficiënte klus.

Aangezien er dagelijks tal van e-mails rondgaan binnen de maritieme -en transport sector, is het niet verrassend dat dit vaak kan leiden tot ongeorganiseerde inboxen. Gelukkig kunnen de Automation Tools van BICT BULK ervoor zorgen dat deze mailboxen zonder al te veel inspanning overzichtelijk blijven. Tools waaraan u kunt denken zijn automatisch archiveren en automatische categorisering.

Zoals de naam al doet vermoeden is maritieme mailsoftware specifiek ontwikkeld op basis van de unieke behoeften van de scheepvaartindustrie. Deze mailsoftware biedt gespecialiseerde functies die direct toepasbaar zijn op de operaties en processen binnen de scheepvaart. Enkele voorbeelden zijn:

• Automatische e-mailfilters – Deze filters maken het prioriteren van e-mails een stuk eenvoudiger.
• Eén inbox voor alle mails – Geen gedoe meer met schakelen tussen persoonlijke en gedeelde inboxen. Met maritieme mailsoftware heeft u één platform waar u ze allebei kunt beheren. Waar normaal gesproken veel tijd zou worden geïnvesteerd in het lokaliseren van informatie uit verschillende mailboxen, kan informatie sneller worden gevonden door middel van een gedeelde inbox.
• Team overview – Hiermee kunt u eenvoudig in kaart brengen wie welke e-mail heeft geopend of beantwoord. Dit vermindert werkoverlappingen en maakt het eenvoudiger om samen te werken aan e-mail threads.
• Geavanceerd zoeken - Veelgebruikte mailprogramma's hebben vaak een enkele zoekbalk met een erg lage zoeksnelheid. Met maritieme mailsoftware is iedere e-mail, agenda-uitnodiging, mailinglijst en bijlage in een paar klikken terug te vinden.

Alle bovenstaande voordelen kunt u nu zelf ervaren met BICT BULK E-mail software. Deze e-mailoplossing is speciaal ontworpen om aan de behoeften van de maritieme industrie te voldoen. Het helpt u om uw inbox te vereenvoudigen, zakelijke transacties te stroomlijnen en uw teamleden tijd en geld te besparen. Neem gerust contact met ons op om de voordelen en mogelijkheden voor uw organisatie door te nemen. Bel hiervoor naar 0174 752 000 of vul ons online contactformulier in.